「私の仕事術その3」
2017/12/08
仕事を進める際にチェックシートを利用している方もいると思います。私も、チェックシートを利用してから断然と仕事の効率がよくなり残業することも少なくなり定時に上がれるようになりました。今回は、私のチェックシートの利用方法についてまとめてみました。
チェックシートの使い方！！
システム手帳を使われる方はリフィルにチェックシートがあったり、チェックシートノートも販売していますよね。テンプレートも無料でダウンロード出来ますので一度調べてみてください。私が使っているチェックシートは自分で作成したものですが、一般的なものと概要は同じです。項目として、「ToDo」「詳細内容」「期限日」この3つがあるだけです。極めてシンプルですが、とても重宝しています。
記入のポイントですが、私の場合は「日次」「週次」「月次」の3つに分割しています。例えば、1年に一回行う仕事があるとすれば、その前に準備しなければいけないことがありますよね！？その準備をまずは月ごとに落とし込みます。そして月ごとに落とし込んだものをさらに週ごとに落とし込み、さらに日ごとに落とし込むことで滞りなく仕事を進めることができます。まずは、1年間の仕事の流れを全て書き出してください。そうすると、思ったほど多くないように思えませんか？その後は、先ほど記したように逆算で計算すれば自ずと現時点でやるべきこと、今週中にやるべきこと、今月中にやるべきことが見えてくると思います。どんな職業でも年間で押さえておくべきポイントは必ずあると思います。このポイントさえ外さなければ大きなロスはないと思います。1年間の仕事の流れが分かったら、次は月ごとの仕事を把握するために書き出しましょう。多くの業務内容は1ヶ月ごとに締め日が設けられている場合がほとんどです。この月次にやらなければならないことを把握してポイントを押さえておきます。さらに、月次の業務を週次業務に分割して落とし込み、さらに日次業務までに落とし込めば抑えるべきポイントは外さないです。
まとめ！
今回は、チェックシートの使い方をまとめてみました。どんな大きな仕事も数日や数時間の短期間では成し遂げることは不可能です。1つの仕事をいくつかの作業に分割して、似たような作業がいくつかあるならば他の作業と一緒に終わらせてみましょう。まずは、仕事を分割して期限日までに逆算していくとやるべきことと日時が見えてきます。1つ1つ確実に着実に終わらせることが大切です。