「私の仕事術その6」

2016/10/25 2017/12/08

デスクトップのフォルダはいくつありますか？あまりに多い場合は、必要としているファイルがどのフォルダに入っているのか？分からなくなる時はありませんか？今回は、フォルダの管理方法についてまとめてみました。

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基本的にフォルダは4つ。

フォルダがいくつもあると、ファイルを探す時間がかかりますよね。毎日、ファイルを探す時間が5分あったとします。1ヶ月30日としたら300分になり、1年365日だったら1,825分（約30時間）になります。30時間って多くないですか！！この小さな時間の積み重ねが大きな時間のロスを生み出します。この毎日の小さな時間のロスをいかに削減できるかが時間の確保につながります。

１．未処理

未処理のフォルダには、これから取り掛かり始める仕事の資料を入れておきます。ここで、ポイントですが取引先毎などカテゴリー分類しておくといいですよ。例えば、取引先ごとに使う資料など違ってきますね？ここで分類しておけばより効率的に仕事を進めることが出来ます。また、複数の資料がある場合は、フォルダ名に日付を加えておくといいです。＊＊＊＊年＊＊月＊＊日＿＊＊＊会社＊＊＊資料など名称を変えておくこともポイントです。結構、使えますのでお勧めです。

２．処理中

処理中のフォルダには、今取り掛かっている仕事の資料を入れておきます。未処理で完成したフォルダを処理中フォルダに移し替えます。この際に訂正などが出てきた場合は先ほどの例のように＊＊＊＊年＊＊月＊＊日＿＊＊＊会社＊＊＊資料修正などに変更しておきます。この際には前ファイルも残しておきましょう。前データを残しておくことで修正する場合が出た場合により時間を短縮して修正資料を作成することができます。

３．処理済み

仕事が完了した資料などを入れておきます。完了したものに関しては、削除する前にこの処理済みフォルダに入れておくことで、後で見返す場合があったりした場合にこのフォルダから探し出せば見つかりますよね。ただ、半年に1度は処理済みフォルダも整理しておきましょう。

４．とりあえず

突発的な資料作成の保管場所やデータなどを一時的に保管しておく場所として使います。ルーティンワークでは上記の3つのフォルダ管理で対応できますが、今現在では必要ない資料などは一時的に「とりあえずフォルダ」に入れておきましょう。意外とこの「とりあえずフォルダ」役に立ちますよ！！仕事でもなんでもそうだと思いますか、がんじがらめにしていると動きずらくなりますよね。少し空白を持たせておいてキャパシティに余裕を持たせると仕事のパフォーマンスが上がります。迷ったら、「とりあえずフォルダ」に入れておいてその後、「未処理フォルダ」「処理中フォルダ」に移し替えていくといいと思います。