「私の仕事術その7」

2016/10/26 2017/12/08

毎日毎日メールを開くたびに、未読メッセージの山が増え続けてがっかりした経験はありませんか？1日休むと時には何十件ものメール山にうんざりした経験があります。仕事を開始するまでにメール処理に時間がかかり予定通りに進まないことが結構ありました。今回は「メール」の管理方法についてまとめてみました。簡単な方法ですので、是非取り入れられそうなところから取り入れてもらい、実践してみてくださいね。

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1日に何回メールチェックしていますか？

私は、1日に3回メールチェックをしています。理由は、キリがないからです。これまでは、適宜メールチェックしてその都度メール返信など行っていましたが、1度自分で1日にどれだけメールに時間かけているか調べてみると、結構な時間をかけていました。この時間を他の仕事に移せないかと考えた結果メールチェックの回数を減らしてまとめて処理する方法をとるようにしました。メールには重要度が低いものから高いものまで送られてきますよね。私の経験では1日3回メールチェックすれば、それほど業務に影響が無かったので3回にしています。ただ、メールの量も人それぞれですのでそれぞれのメールの量に合わせた回数制限を設けるといいと思います。私は1日3回と決めていますが、時間帯も出社後、昼休憩前、退社前と決めています。出社後すぐにメールチェックを行いますが、ポイントがあります。それは、その場で処理できることはすぐに処理してしまうことです。後でやろうと思っても、突然のアポイントが入ったため出来なかったりすることもあるので、必ずその場で処理してしまいましょう。その次は、昼休憩前に行います。この際にもその場で処理できるものはその場で処理してしまいます。そして、退社前ですが、ここでポイントがあります。それは、メールボックスを空にしておくことです。………空になんて出来ないよと思われる方もいますよね。これから、メールボックスを空にする方法を話しますね。

退社前にはメールボックスを空にする！！

先ほども話しましたが、その場で処理できるものは処理しましょう。メールの返信や連絡事項などはすぐに目を通して処理します。これである程度、件数は減りますよね。次は、重要度が中ぐらいから高いものまであると思います。そこで、以前お話ししたフォルダ管理方法を使用します。簡単に話すとフォルダを4つに分類します。「未処理」「処理中」「処理済み」「とりあえず」この4つのフォルダにメールを移します。ほとんど「未処理フォルダ」もしくは「とりあえずフォルダ」に移し替えることが出来るのでやってみてください。そして、フォルダに移した後はアーカイブしておきましょう。これで、退社前には必ず「メールボックスは空になりますよね？」この状態を続けていくとすぐにメールの優先順位度がすぐに分かって処理速度も上がっていきます。まずは、メールボックスを空にしてみてください。気持ち的にも余裕が持てると思いますよ。